会议预约管理系统为智能办公管理提供可行方案

  会议室是企业的公用资源,但目前会议室存在几个方面的问题:一是会议室申请时间冲突;二是会议室位置分散;三是目前会议室申请方式陈旧。隽智智能拥有简便易用的智能会议预约系统,为实现有效的、柔性的、集成化的管理提供了一种可行的方案。       
  
  作为办公自动化系统的一个重要分支,会议室管理系统随着OA系统的发展而不断壮大,在国外,智能办公目前已经具有发展比较成熟的系统,但其灵活性都相对较差。在我国,会议室管理系统的研究起步较晚,但发展较快。能够充分体现基于组件开发的优势,完成可视化的会议室管理系统,并根据会议室申请过程中会遇到申请时间冲突,协调麻烦等问题采用一种基于D(部门级别)、E(紧急程度)多目标调度算法。实现对会议室资源有效管理,提高资源利用率和工作效率,达到“即时操作,即时见效”的功能。    
  
  智能会议预约管理系统主要功能包括:会议室基本信息维护、会议室占用情况显示、会议室冲突提示、会议室申请。以上几种功能构成了系统的两大模块,每一模块实现几种完整的功能,两模块之间顺序关联,构成了一条完整的业务流水线。    

智能会议预约管理系统


  
  研究和应用主要分为会议室信息维护及会议室申请两部分。每一部分的具体功能包括:会议室信息维护,会议室信息包括会议室基本信息及会议室占用情况两部分。    
  
  (1)会议室的基本信息包括会议室的各种属性,如:会议室所在位置、可容纳人数、是否具有多媒体设备、能否联网等。申请者可以直接的定位自己所要申请的会议室;管理员可以对会议室基本信息进行维护,包括增、删、查、改四种功能。管理员通过系统的会议室模块新增一条会议室信息,并设定会议室各项属性值;对于已有的会议室信息管理员可以删除记录;修改功能实现现有会议室信息的改动与保存;查询功能实现对现有会议室信息的查看。系统提供界面友好的jsp页面,该页面清晰明了的展示了这些功能。    
  
  (2)会议室占用情况是通过日历组件展示的,通过这一功能,会议室申请者可以清晰的了解到当前会议室在哪些时间被占用,这个时间可以具体到时间段。会议室申请者通过页面上相应的会议室状态链接进入日历,日历页面展示了当前会议室的占用情况、占有时间、申请人、联系方式。已批准的申请与未批准的申请分别以不同颜色标注,方便申请者区分。双击日历上的某一天,即可进入会议室申请页面。会议室申请功能包括申请会议室及申请信息查看两部分。   

会议预约管理系统


  
  (1)申请会议室:会议室申请操作在日历组件中通过Java脚本语言实现。双击要申请的日期,触发双击事件,调用添加申请功能,进入申请页面。申请人填写申请页面的各项属性,包括开始时间、结束时间、会议内容、联系方式、会议人数等,申请人,申请人单位等信息由系统自动获取,不需要人工填写。申请信息填写完成后就可以提交申请,提交后系统可以对已过期的日期,不合法的申请时间给出友好的提示(该申请日期已过期或该日期已有人申请),申请人应该根据提示修改自己的申请信息。会议室申请成功提交后,申请单就进入申请流程。会议室申请通过平台流程设计器实现申请的流转,逐级审批通过后该申请方可生效。申请人首先将申请表提交给部门领导申请,若部门领导审批不通过,申请会被打回给申请人,若部门领导审批通过,申请将发送到会议室管理员处,管理员审批不通过申请会被打回给申请人,审批通过后日历上的申请信息将变为红色。 
  
  (2)查看申请信息:普通用户只能查看本人提交的会议室申请,对拟稿中的申请条目可以进行删、改处理,可以查看当前申请的流转过程,每一步流程的处理意见及被退回申请的原因。会议室管理员可以对全部申请进行增、改、删、查操作。    
  
  会议室管理系统是针对目前企业使用过程中的现状,以及会议室管理部门根据当前实现信息化的管理要求,设计出来的一套实用有效的会议室管理系统。智能办公利用会议预约管理系统安排会议和活动,简化调度和协调非教育活动策划,每个事件管理所需的所有设备和资源,以及用户之间共享调度信息化解决方案。