为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统，会议预约管理系统用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。智能办公每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。
　　
　　该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列情况、智能会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。
　　
　　粗放型管理 这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。
　　
　　人工型管理 这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。

　　
　　会议预定显示系统优势：
　　
　　1、集中控制、集中管理：
　　
　　通过广域网网络远程控制，无需人工换卡、插卡，实现不同场所、不同受众、不同时间段能够播放不同的广告信息内容。软件升级亦可远程操作，无需人工到场。
　　
　　2、实时发布：
　　
　　即时发布紧急信息、突发事件，插播媒体文件，实现银行外汇、基金利率、政策法规、促销活动、天气预报、时钟等即时信息的同步发布。
　　
　　3、稳定性：
　　
　　高效稳定的嵌入式设计、即插即用、不感染病毒。
　　
　　4、分屏显示：
　　
　　同时播放音视频、图片、字母等多种信息组合，实现是视频、图片、字幕的任意位置自由调整，解决了仅放广告关注度降低或仅放娱乐节目没有广告价值的矛盾。
　　
　　5、信息安全：

　　
　　采用特殊价目技术，能控制一切非经过审核的节目播放，有效保证了户外媒体传播的安全性。
　　
　　网络功能：
　　
　　1.支持现有的所有IP网络，支持各种网络协议并提供服务质量保证。
　　
　　2.实时信息发布：滚动字幕、图片、视频插播等。
　　
　　3.网络更新播放内容，无需人工更换。
　　
　　4.通过网络可集中或分布式管理播放终端，支持分级、分区管理。
　　
　　5.远程升级播放器固件，无需技术人员到播放器终端进行操作。