智能办公室中A.I.的实际运用正在普及
在过去二十年，办公室这一概念愈来愈开放和自由，一些大型机构更将办公室设计得如共享空间。并且因为某些岗位的性质需要，员工经常出外勤，公司会考虑他们灵活在家办公。全方位解读“智能办公室”如何实现“办公智能化”。
热办公桌（HotDesking），就是员工可以随意选座，把手提电脑和通过以二维码（QRCode）或手机启用的智能存储柜将随身物品搬到办工桌即可工作。这样令办公室空间多了，员工也可以因应项目和团队的需要作不同的座位安排。这些新型的办公室更专注於舒适的傢具和人性化的工作环境，以帮助员工放松身心，使他们更具创造性和生产力。办公室硬件上的升级容易完成，但问题是办公室中的技术仍然停滞不前，简单如尝试连接电话会议或从笔记本电脑呈现PowerPoint，仍然像以前一样麻烦。智能办公室的概念应运而生。
由打字机开始，复印机／传真机，笔记本电脑，智能手机／平板电脑，视频／互联网会议，办公室科技发展的应用一直只作为辅助工具去提高员工生产力。这些科技的应用并没有实质地改变人才管理、培育和提升资源效益，也未能将高质素服务标準化。不过随着人工智能、大数据、云运算和物联网的兴起，办公室科技逐渐提升到智能办公室的层面。
笔者认为真正的智能办公室应该是将科技、办公室设计和使用者心态结合起来的。工作场所的设计和管理对员工的生产力、创造力和参与度固然有着深远的影响，但即使是配备了最新技术的现代化办公室，员工的表现和生产力也有可能不尽如人意。作为公司最重要资产的员工，必须做好準备迎接新时代的到来。
A.I.和NLP的运用
智能办公室最初的发展主要集中在使用A.I.来实现重复性任务的自动化；也多用于增强客户服务，例如在办工时间外及繁忙时间利用聊天机械人作第一层的客户沟通。这类机械人不仅减少客户的等待时间，也可确保服务质素。为了充分利用A.I，公司需要开始完善客户档案，不仅是个人数据，购买历史，还有偏好，兴趣，甚至社交媒体帐户。通过大数据分析，公司将能够通过相机、电邮地址，甚至声音来识别客户，并提供个性化服务。
A.I.也将配合语音识别和自然语言处理发挥更大的作用，希望像电影《钢铁侠》的主角一样，呼唤一句：“Jarvis，你能重复刚刚听到的最后一件事吗？”已经不是难事。现在的系统甚至可以简单说一句：“请帮我预约明天早上9时在会议室和销售部的同事开会。”系统就会预约会议室、在日程表上记录，并自动发电子邮件给与会者。智能办公室中A.I.的实际运用正在普及。
物联网时代
智能办公室的发展，归功于物联网，将满足每位员工的个性化工作空间需求，并可以更好地照顾员工之间的差异。物联网装置可以检测到工作环境中的哪个地方可以提高效率。传感器自动管理各个工作区和灯光，员工离开工作区后立即改变空调模式，以优化能源消耗，令未来的办公室变得非常聪明。试想一下，您的工作空间侦测到您正坐在写字台旁边，它自动调整桌面高度、调节灯光、加热椅子。其实侦测到的是您的智能手机或智能穿戴装置，您也可以将它们用作门禁设备来打开房间和读取电脑档案。
智能办公室中的物联网设备大致可以分为三大类：基础设施；重新利用智能家居设备；以及特定功能的物联网设备。虽然有关智能建筑的讨论近几年才火热起来，不过多年来工作场所的基础设施一直在变得更加智能化，例如，已存在许久的物业管理系统可用於控制空调、灯光或门禁。此外，办公室安全和报警系统现在普遍连接到互联网，以便通过应用程序控制它们。使这些系统更加智能化，可以让办公室平稳有效地运行，比如供暖系统可以根据天气变化调节办公室温度一样，员工也更加舒适。物联网设备早期大多用於家庭中，诸如智能插头、灯泡、锁、咖啡机、运动传感器、空气质量传感器和相机等智能家电，其实这些设备也可以在工作场所找到用途；员工有时也会携带个人的智能家居产品来公司，让自己工作得更舒适。
